Automatizar procesos en una ingeniería: por dónde empezar

Casi todas las ingenierías que conocemos comparten el mismo patrón: gente muy cualificada dedicando una parte seria de su semana a tareas que no requieren su cualificación. Copiar resultados de una hoja a un documento. Revisar veinte portales por si salió algo. Rehacer un anexo porque cambió un dato de entrada. Nadie lo decidió así; se fue acumulando.

La reacción habitual ante ese diagnóstico es querer automatizarlo todo. Es el error más caro que puede cometer: los proyectos de automatización no fracasan por la tecnología, fracasan por empezar por el proceso equivocado.

El criterio: tres preguntas por proceso

Antes de hablar de herramientas, haga una lista de candidatos y pase cada uno por tres filtros:

• Frecuencia. ¿Cuántas veces ocurre al mes? Un proceso que se ejecuta a diario amortiza su automatización aunque cada ejecución ahorre solo minutos. Uno trimestral, difícilmente.
• Reglas claras. ¿Podría escribirle a un becario las instrucciones exactas en una página? Si la respuesta es sí, es automatizable hoy. Si cada caso «depende», el proceso necesita criterio humano — o necesita primero que usted defina las reglas.
• Coste del error. ¿Qué pasa si sale mal? Aquí está la trampa: los procesos donde el error es caro (un cálculo normativo, una oferta) son precisamente donde la automatización más aporta, porque una máquina no se despista un viernes por la tarde — pero exigen validación seria, no una macro hecha deprisa.

El primer proceso ideal puntúa alto en los tres: frecuente, con reglas escribibles y donde el error duele. En una ingeniería, los sospechosos habituales son cuatro: la generación de documentos repetitivos, los cálculos que viven en hojas heredadas, la vigilancia de licitaciones y el paso de datos entre el ERP y todo lo demás.

Qué no automatizar todavía

Dos categorías conviene dejar para más adelante. La primera: procesos que están mal diseñados. Automatizar un proceso caótico produce caos más rápido; primero se ordena, luego se automatiza. La segunda: procesos donde el valor está justamente en el criterio — la revisión final de una oferta, la decisión de a qué concurso presentarse. Ahí el software prepara y ordena, pero la última palabra renta más en manos de quien firma.

Cómo saber si funcionó

Antes de construir nada, anote dos números: cuántas horas al mes consume el proceso hoy y cuántos errores o retrabajos genera. Son diez minutos de estimación y valen oro, porque tres meses después son la diferencia entre «creo que vamos mejor» y «recuperamos veinte horas al mes». Si quien le propone automatizar no le pregunta por esos números, desconfíe: está vendiendo tecnología, no resultado.

El error de empezar grande

La alternativa a este criterio suele ser el proyecto grande: la plataforma que lo resolverá todo, en dieciocho meses, previo presupuesto considerable. Nuestro consejo es el contrario: un primer proceso acotado, funcionando en semanas, con sus números antes y después. Si el resultado convence, el segundo proceso se decide solo — y con lo aprendido en el primero, sale mejor y más barato.